TABLAS
Una tabla está formada por
celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda se puede
insertar texto, números o gráficos. Las tablas permiten organizar la
información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y
tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor medio de una
columna u ordenar una lista de nombres. (http://es.slideshare.net/auraduquel/tablas-en-word-2,
s.f.)
Para
crear una tabla debes seguir estos pasos:
1. Sitúa
el cursor de textos en el lugar en que quieres insertar la tabla y selecciona
la opción de menú Tabla\Insertar tabla...
Ilustración 1. Insertar tabla
2. En
la caja de diálogo “Insertar tabla”, que se abre ahora, especifica el número de
columnas y de filas que va a tener (ej. 7 columnas y 5 filas).
Crear tablas dibujándolas
Si seleccionamos la opción de menú
Tabla\Dibujar tabla,
Tendremos la posibilidad de
dibujar la maqueta de una tabla, trazando las líneas que definen sus filas y
columnas. (https://lsi.ugr.es/rosana/docencia/frances/practica3.pdf,
s.f.) Esta
opción es más lenta, pero puede resultar muy útil para crear tablas irregulares
o para retocar tablas ya existentes.
Ilustración 3. Ejemplo de tabla
Para retocar una
tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo veremos
que disponemos de una pestaña de Herramientas de tabla. En su pestaña Diseño,
encontraremos las herramientas que nos ayudarán a dar la distribución deseada a
la tabla
Ilustración 4. Diseño de tabla
Con
la Barra de herramientas Tablas y bordes puedes modificar la forma y el tamaño
de las líneas que has trazado así como los colores de relleno. Si quieres
borrar alguna línea de separación entre fila y columnas en una tabla, utiliza
el botón de Borrador. Así mismo modificaremos el color del texto (http://es.slideshare.net/auraduquel/tablas-en-word-2,
s.f.)
Modificar la tabla
Cuando se crea una tabla (sin dibujarla) está
siempre se extiende de un extremo a otro de la tabla. Además todas las filas y
todas las columnas son iguales, como a continuación.
Word
establece dos controladores que permiten modificar el tamaño y la posición de
la tabla. Están en los extremos superior izquierdo (mueve la tabla) e inferior
derecho de la misma (cambia su tamaño), y aparecen cuando acercas el puntero a
la tabla. Intenta dejar la tabla de arriba, tal y como la ves aquí abajo (más o
menos).
Ilustración 5. Ejemplos
de tabla
Además si las columnas contienen distintos
tipos de datos, nos interesará que unas sean más anchas que otras, lo mismo que
las filas. Podrás redimensionar las filas y las columnas arrastrando
directamente con el ratón las líneas que marcan sus límites. Si a la vez que
arrastras el ratón, con el botón pulsado, mantienes también pulsada la tecla
Alt, en la Barra de regla vertical (u horizontal) se mostrará el valor exacto
del nuevo tamaño que le vas a dar. (https://lsi.ugr.es/rosana/docencia/frances/practica3.pdf,
s.f.)
Cambiar
la orientación y la alineación del texto
Puede presentarse el texto de las celdas de
una tabla en sentido vertical en lugar de horizontal.
Para cambiar la orientación del texto en una
tabla, se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Seleccionar las celdas de la tabla que se
deseen modificar.
2. En la pestaña Herramientas de
tablas>Diseño
Ilustración
6. Orientación de texto
se debe seleccionar la orientación que se
desee aplicar a la selección realizada.
También se puede alinear verticalmente el
contenido de la celda de la tabla, que puede contener texto con orientación
vertical u horizontal. Por ejemplo:
Ilustración 7. Ejemplo de
orientación de tabla
Eliminación
de celdas, filas y columnas.
1. Seleccionar
las celdas a eliminar.
2. Escoger
la orden TABLA / ELIMINAR CELDAS, FILAS, COLUMNAS O TABLAS
Eliminar una fila.
Seleccionar
la fila, y después pulsar el botón de Cortar; o con la orden TABLA / ELIMINAR
FILAS.
Eliminar una columna.
Seleccionar
la columna, y después pulsar el botón de Cortar; o con la orden TABLA /
ELIMINAR COLUMNA.
División de
celdas de una tabla.
Se puede dividir
cualquier celda de la tabla.
Seleccionar
las celdas a dividir.
Tabla /
dividir celdas.
Escoger el
número de columnas.
También se
pueden unir celdas. Tabla / combinar (unir) celdas
Dividir una
tabla entre filas
Podemos
dividir una tabla en otras subtablas.
Crear una
tabla como la de abajo, y luego poner el punto de inserción en la segunda fila,
y TABLA / DIVIDIR TABLA
TABLAS AVANZADAS
Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al
lector a encontrar lo
que está buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en España conocemos
simplemente como índice y Word llama índice a lo que nosotros llamamos índice
alfabético. En el punto siguiente aclararemos más las diferencias entre índice
y tabla de contenido.
Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando
estamos trabajando con documentos extensos. De un documento bien
planificado y estructurado podemos
extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localización rápida
de algún punto importante del documento.
Al crear los índices debemos intentar reflejar la
estructura del documento y colocar todos los términos importantes del
documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.
En esta unidad también veremos cómo crear tablas de ilustraciones, gráficos y tablas, que nos permitirán organizar estos
elementos en tablas que facilitarán su búsqueda y consulta por parte de los
lectores.
ÍNDICE: Un índice es una lista de palabras y el
número de página donde se encuentra dicha palabra. El índice está ordenado
alfabéticamente. Como ya dijimos, Word llama a índice lo que normalmente
nosotros llamamos índice alfabético o glosario. Utilizaremos la misma
nomenclatura que Word. El índice se suele colocar al final de un libro para
encontrar términos importantes de manera rápida y sencilla. En la imagen
podemos ver parte de un índice.
Insertar marcas de
índice
Para crear un
índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que
deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro índice.
Existen dos formas
de marcar las entradas del índice:
- De forma automática:
Para crear una
entrada de marcas de índice automáticamente debemos crear un nuevo documento
donde tendremos todas las marcas de índice.
El nuevo documento
debe tener las siguientes características:
·
Una
tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice.
1.
En
la primera columna debemos tener las entradas del
documento original que queremos tener en el índice. Las frases o palabras de
las entradas deberán ser exactas, por ejemplo si el título en el documento es Capítulo 2.
Tipos de vehículos en
la columna tendremos que escribir ese texto idénticamente, si escribiéramos capítulo 2.
Tipos de vehículos no
sería correcto ya que la c está
en minúscula y la i no
está acentuada y por tanto la tomaría como otra frase.
2.
En
la segunda columna debemos introducir el texto que
deseemos que aparezca en el índice.
- También podemos
definir subíndices en el índice, por ejemplo podemos querer tener dentro del
Capítulo 2 una subentrada llamada Vehículos de motor entonces en la segunda columna
pondremos Capítulo
2. Tipos de vehículos: Vehículos de motor, los dos puntos ":" indican que es un subíndice de
Capítulo 2.
- Deberemos hacer
estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el índice.
- Una vez
confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.
Nota: Para tener
los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro podemos
utilizar la opción de la pestaña Vista > Ver en paralelo.
Cuando tengamos el
documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento
automáticamente.
- Abrimos el
documento a marcar.
- Vamos a la
pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice
Aparece el diálogo
de Índice.
Ilustración 9. Tabla de índice
- Hacemos clic en
el botón Automarcar...
Aparece un diálogo
para seleccionar el fichero donde tenemos el listado.
- Seleccionamos el
fichero que hemos creado y pulsamos Abrir.
El cuadro de
diálogo se cerrará y observaremos cómo Word ha incluido unas marcas en nuestro
texto.
Una vez tenemos el
texto marcado, sólo hace falte crear el índice como veremos en el siguiente
apartado.
- De forma manual:
Para crear las
marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
a)
Comenzando
desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a
añadir al índice o sitúate en el punto donde vayas a insertar una marca.
b)
Accede
a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Marcar entrada o presiona la combinación de teclas Alt + Shift + X.
c)
Aparece
el diálogo Marcar entrada de índice. Si
habíamos seleccionado el texto aparecerá ya escrito en el recuadro Entrada, en caso contrario debemos
introducirlo ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente aparecerá en
el índice.
Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las
subentradas aparecerán debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha.
Las subentradas se
utilizan cuando una entrada principal tiene términos estrechamente relacionados
con ella que también aparecen en el documento.
Por defecto el
marcador se refiere a la página actual,
podemos crear una referencia cruzada (se estudiará en la siguiente Unidad)
o hacer referencia a un intervalo de páginas.
Podemos hacer que
el número de página tenga el formato de negrita y
cursiva.
Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para
continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo.
Hacemos clic sobre
el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que deseemos
marcar. La seleccionamos y nos vamos al diálogo de Marcar entrada de índice, en el
momento en que esté activo el diálogo la frase de entrada se actualiza,
pulsamos en Marcar y así con todas las marcas.
Cuando terminemos
presionamos sobre el botón Cerrar.
Una vez tenemos
todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o automáticamente, podemos
crear el índice.
Para insertar el
índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del
documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final
del documento.
Accedemos a la
pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice, aparecerá un
cuadro de diálogo Índice como el que vemos en la imagen.
Si tenemos
subentradas podemos elegir Tipo. Con sangría, si queremos que
aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas
aparezcan a la derecha.
Ilustración 11. Tabla de índice
En formatos podemos seleccionar el estilo que tendrá el índice.
Una vez definidas
las opciones del cuadro de diálogo pulsamos Aceptar y
se generará el índice.
Un ejemplo de cómo
sería un índice lo tenemos en la imagen de abajo.
TABLA DE CONTENIDO: Una tabla
de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los
títulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de
contenidos puede contener o no el número de página y puede establecerse un
enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele
figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos
saber qué temas tratará. Si hemos dado a los títulos del documento un formato
que incluya los niveles de esquema casi tendremos construida la
tabla de contenido. En la imagen podemos parte de una tabla de contenido.
Podemos comprobar que se parece mucho a los esquemas
vistos anteriormente, pero si vamos a imprimir el documento necesitaremos
insertarle una tabla de contenido ya que los esquemas no dejan de ser una vista
que está sólo disponible en la versión digital del documento.
Al igual que
ocurría con los índices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos
pasos:
1- Preparar la
tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos que aparezcan en
la tabla de contenidos.
2- Generar la
tabla de contenidos (TDC o TOC).
Tres
métodos para preparar una tabla de contenidos:
1. Mediante los estilos de títulos predefinidos
por Word.
Vimos en la unidad
de Esquemas que Word dispone de estilos de títulos predefinidos que incluyen
niveles de esquema. Bien pues si en nuestro documento utilizamos estos estilos
de títulos al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos títulos y crea
la TDC a partir de ellos.
2. Crear el documento en vista esquema.
Si construimos el
documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de
esquema de los títulos del documento. De este modo Word aplicará
automáticamente el estilo de título apropiado.
Podemos entrar en
el modo vista esquema desde la pestaña Vista > Esquema.
3. Crear estilos de
títulos personalizados.
Podemos crear
estilos de títulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en
cuenta cuando generemos la TDC.
Si hemos redactado
un documento y le hemos aplicado títulos personalizados una vez estemos en la pestaña
de Tabla
de contenido en el
diálogo Tabla
de contenido debemos pulsar sobre el botón Opciones...
Nos aparece el
diálogo como el que vemos en la imagen, donde debemos seleccionar los estilos
personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo si
nos hemos creado los estilos Título 1, Título 2,
etc. lo lógico es que le asignemos a Título 1 el
Nivel de TDC 1, a Título 2 el
Nivel de TDC 2 y así sucesivamente.
Generar la tabla de contenido.
Cuando tengamos
preparado el documento en niveles según
hemos visto anteriormente y por lo tanto ya estén definidos los elementos que
formarán la tabla de contenido sólo nos queda generar dicha tabla.
Debemos colocarnos
en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos (Normalmente una
tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir a la pestaña Referencias,
desplegar el menú Tabla de contenido.
Word dispone de
dos modelos de Tablas automáticas. Eligiendo uno de ellos se
generará una tabla de contenidos de forma instantánea, con el estilo que tiene
predefinido.
Eligiendo Tabla
manual, se generará una tabla con datos de muestra, que deberemos
sustituir, pero aprovechando la estructura que nos ofrece.
Si preferimos
crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opción Tabla de
contenido personalizada, donde aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo.
Ilustración 18. Estilo de TDC
Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla
automáticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento
añadiendo o eliminando títulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics
de ratón de una manera fácil y cómoda.
Tenemos dos
opciones posibles para actualizar la TDC:
- Desde la pestaña Referencias disponemos del botón
.
.
- Haciendo clic
con el botón derecho sobre la TDC disponemos de un menú emergente donde
encontraremos la opción Actualizar campos.
TABLAS DE
ILUSTRACIONES Y OTRAS
También podemos
incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones, gráficos o de tablas.
Al igual que hemos
visto que para crear índices y tabla de contenidos primero debemos marcar las
entradas y después generar la tabla.
De forma similar a como ocurría con la TDC
tenemos dos opciones para marcar las entradas a la tabla de ilustraciones:
- Utilizar los
rótulos de ilustraciones predefinidos por Word.
Para utilizar esta
opción debemos seleccionar el objeto (ya sea tabla, imagen, gráfico, etc.),
acceder a la pestaña Referencias y
pulsar el botón Insertar título.
Nos aparece el diálogo Título que vemos en la imagen. Como podemos
ver el título se va a insertar en una tabla, aunque podemos asignarle el título
a cualquier otro tipo de elemento.
Al seleccionar la
tabla, gráfico, imagen, ecuación, etc., y seleccionar Título, Word lo detecta
automáticamente y le asigna el título y el tipo de rótulo adecuado. La posición
del título puede ser incluida encima de la selección o por debajo de la
selección.
Además vemos una
serie de botones:
- Nuevo
rótulo... Sirve para
modificar el Título de
la ilustración.
- Numeración... Abre el cuadro de diálogo que vemos en
la imagen y sirve para modificar el estilo de la numeración de los títulos.
- Auto título... Sirve para generar automáticamente los
títulos de un determinado tipo. Por ejemplo podemos hacer que se generen
automáticamente los títulos de las imágenes de mapa de bits (*.bmp) que vayamos
incluyendo en el documento.
- Utilizar
estilos personalizados para las ilustraciones.
Como vimos en la
unidad de crear estilos podemos crear estilos de cualquier tipo y los gráficos,
tablas, y demás objetos no son una excepción. Por tanto podemos definirnos
nuestros propios estilos personalizados de ilustraciones y asignárselos
posteriormente.
Debemos crearnos
un estilo propio para la ilustración y usarlo únicamente para ese motivo,
posteriormente cuando hallamos aplicado un título a la ilustración podemos
aplicarle el estilo personalizado.
Al generar la
tabla de ilustraciones, Word reconocerá esos tipos personalizados.
En la opción Rótulo podemos seleccionar en que tabla de
ilustraciones queremos incluir la ilustración
Ilustración 22. Tipos de Rótulos
Generar la tabla de ilustraciones.
Cuando hayamos
insertado todos los títulos a las ilustraciones debemos acceder a la pestaña Referencias y hacer clic en el botón Insertar tabla
de ilustraciones. Se abrirá el diálogo de Tabla de
ilustraciones.
Es muy similar a
la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del formato de la
tabla. Seleccionar si deseamos mostrar los números de página y alinearlos a la
derecha o si por el contrario preferimos utilizar hipervínculos en lugar de
números de página.
Ilustración 24. Estilo de tablaEn la lista despegable de Etiqueta de título podemos seleccionar que tipo de tabla vamos a crear (Tabla, ilustración, Fig., etc.) en la imagen que vemos arriba vemos que esta seleccionada la opción de Tabla, puesto que vamos a crear una tabla de ilustraciones de tablas.
La opción de
identificador de tabla es mejor que se asigne automáticamente para no mezclar
distintas tablas. Este identificador hace referencia a las distintas tablas de
ilustraciones que tengamos en nuestro documento, si lo asignamos manualmente
podríamos repetir el identificador y crear un conflicto por duplicidad de
identificadores de tabla.
La opción de Modificar... sirve para modificar el estilo de la
tabla que generemos.
TABLAS DE AUTORIDADES
Si
escribimos textos de contenido jurídico, inevitablemente tendremos
que citar disposiciones legales como Leyes, Decretos y Sentencias, y
si el texto es suficientemente largo es conveniente construir
un índice de las disposiciones legales citadas en nuestro escrito.
Por ejemplo, podríamos querer construir un índice con la Leyes citadas, o con
los Decretos, o con las Sentencias del Tribunal Constitucional o del Tribunal
Supremo. Esto es lo que hace la
herramienta de Word, tabla de autoridades.
Insertar una cita
Para
insertar una cita jurídica tenemos que abrir la pestaña Referencia y
pulsar en el icono Marcar cita, que está en el grupo Tabla de autoridades.
Las
citas jurídicas están asociadas a un texto, por lo tanto, para insertar una
cita tenemos que seleccionar el texto al que está asociada la cita, elegir
la Categoría a la que pertenece la cita, y escribir el texto para la cita corta
(Word nos sugiere el texto seleccionado como texto para la cita corta) y
la cita larga y por último pulsar en el botón Marcar.
Las
categorías ofertadas se corresponden con el sistema jurídico de EEUU, y al ser
traducidos al español no se comprenden. Así, la categoría, Casos es la
traducción de Cases (en EEUU los procesos judiciales se llaman casos); la
categoría Reglas, Provisiones constitucionales
En
el diálogo Modificar categoría, podemos modificar estos nombres, por otros más
acordes al sistema jurídico de nuestro país o podemos utilizar las categorías 8
a 16 para definir nuestras propias categorías.
Ilustración 28. Modificar categorías
Insertar tabla de autoridades
Una
vez finalizada la inserción de citas, querremos crear el índice de estas citas
jurídicas, para ello, nos situamos en la posición del texto (normalmente al
final del texto) en la queremos que aparezca la tabla de autoridades, y
pulsamos en el icono Insertar tabla de autoridades, que está en el grupo
Tabla de autoridades, de la pestaña Referencias.
Aparecerá
el cuadro de diálogo Tabla de autoridades, elegimos la categoría de la que
queremos crear el índice, y el resto de los parámetros y pulsamos en el botón
Aceptar. (http://www.aulaclic.es/word-2010/t_17_2.htm, s.f.)
Ilustración 29.
Tabla de autoridades
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