3.6 PLANTILLAS

PLANTILLAS

     ¿QUE ES UNA PLANTILLA?

Una plantilla es un tipo de documento que crea una copia de sí mismo cuando se abre. En Microsoft Office Word 2007, una plantilla puede tener la extensión .dotx o .dotm (el tipo de archivo .dotm le permite habilitar las macros en el archivo).

Por ejemplo, un plan de negocios es un documento que se suele escribir en Word. En lugar de crear la estructura de dicho plan desde cero, puede utilizar una plantilla con diseño de página, fuentes, márgenes y estilos predefinidos. Todo lo que tiene que hacer es abrir una plantilla y rellenar el texto y la información específica del documento. Al guardar éste como un archivo .docx o .docm, se almacenará por separado de la plantilla en la que está basado.

Las plantillas se parecen a los documentos en que pueden incluir secciones recomendadas o texto de uso obligatorio, así como controles de contenido; por ejemplo, una lista desplegable predefinida o un logotipo especial. Es posible proteger una sección de una plantilla, o aplicar una contraseña a ésta para impedir la modificación de su contenido.

Ilustración 2 Plantillas.

CREAR UNA PLANTILLA

Comenzar con una plantilla en blanco

1.    Haga clic en el botón de Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Nuevo.

2.    Haga clic en Documento en blanco y, a continuación, haga clic en Crear.

3.    Realice los cambios que desee en los valores de los márgenes, el tamaño y la orientación del papel, los estilos y otros formatos.

Agregue el texto informativo, los controles de contenido (por ejemplo, un selector de fecha) y los gráficos que desee que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla.

4.    Haga clic en el botón de Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Guardar como.

5.    En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza.

6.    Escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla, seleccione Plantilla de Word en la lista Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en Guardar.

NOTA  También puede guardar la plantilla como una Plantilla habilitada con macros de Word (archivo .dotm) o como una Plantilla de Word 97-2003 (archivo .dot).

7.    Cierre la plantilla.

Crear una plantilla basada en un documento existente

1.    Haga clic en el botón de Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Abrir.

2.    Abra el documento que desee.

3.    Haga clic en el botón de Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Guardar como.

4.    Efectúe los cambios que desea que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla.

5.    En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza.

6.    Escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla, seleccione Plantilla de Word en la lista Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en Guardar.

NOTA  También puede guardar la plantilla como una Plantilla habilitada con macros de Word (archivo .dotm) o como una Plantilla de Word 97-2003 (archivo .dot).

7.    Cierre la plantilla.

Crear una nueva plantilla basada en una ya existente

1.    Haga clic en el botón de Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Nuevo.

2.    Debajo de Plantillas, haga clic en Nuevo a partir de existente.

3.    Haga clic en una plantilla que sea similar a la que desee crear y, a continuación, haga clic en Crear nuevo.

4.    Realice los cambios que desee en los valores de los márgenes, el tamaño y la orientación del papel, los estilos y otros formatos.

Agregue el texto informativo, los controles de contenido (por ejemplo, un selector de fecha) y los gráficos que desee que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla.

5.    Haga clic en el botón de Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Guardar como.

6.    En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza.

7.    Escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla, haga clic en Plantilla de Word en el cuadro Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en Guardar.

NOTA  También puede guardar la plantilla como una Plantilla habilitada con macros de Word (archivo .dotm) o como una Plantilla de Word 97-2003 (archivo .dot).

8.    Cierre la plantilla.

Agregar protección a una plantilla

Puede agregar protección a los controles de contenido de una plantilla para evitar que se elimine o modifique un control o un grupo de controles, o puede proteger todo el contenido de la plantilla con contraseña.

Agregar protección a partes de una plantilla

1.    Abra la plantilla a la que desee agregar protección.

2.    Seleccione los controles de contenido o el grupo de controles para el que desea limitar los cambios.

3.    En el grupo Controles de la ficha Programador, haga clic en Propiedades.

4.    En el cuadro de diálogo Propiedades del control de contenido, en Bloqueando, siga uno de estos procedimientos:

o    Active la casilla de verificación No se puede eliminar el control de contenido, que permite modificar el contenido del control pero no permite eliminarlo de la plantilla ni de un documento que esté basado en la plantilla.

o    Active la casilla No se puede editar el contenido, que permite eliminar el control pero no permite modificar su contenido.

Utilice este valor cuando desee proteger texto si se incluye. Por ejemplo, si incluye a menudo una renuncia, puede asegurarse de que el texto siga siendo el mismo y eliminar la renuncia para los documentos que no la necesiten.

Agregar protección a todo el contenido de una plantilla

1.    Abra la plantilla que desee proteger de los cambios.

2.    En el grupo Proteger de la ficha Programador, haga clic en Proteger documento y después en Restringir formato y edición.

3.    En el panel de tareas Proteger documento, en Restricciones de edición, active la casilla de verificación Admitir sólo este tipo de edición en el documento.

4.    En la lista de restricciones de edición, haga clic en las restricciones que desee.

5.    Para elegir opciones de restricción adicionales, como quiénes pueden leer o cambiar el documento, haga clic en Restringir permiso.

Las opciones de restricción incluyen establecer una fecha de caducidad para el documento y permitir a usuarios copiar contenido.

6.    Debajo de Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección.

7.    Para asignar una contraseña a un documento de modo que sólo los revisores que la conozcan puedan quitar la protección, escriba una contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y confírmela.

IMPORTANTE  Si elige no utilizar contraseña, cualquier persona podrá cambiar sus restricciones de edición.

(Support, s.f.)